職場訓練 時間管理有方法

2017-05-04   | 佛家珍、詹惠琴、陳琦蒨
「職安管理」課程講師郭旭東教大家做「指認呼喚」動作,確認自己也確定對方在安全上步驟,彼此確認每個環節都正確,可提升工安,減少人為失誤。(攝影者:蕭嘉明,地點:慈濟人文志業中心,日期:2017/04/28)
慈濟人文志業中心今天(4/28)於大愛廳舉辦合心共識營,課程除了職安管理、資訊安全,還加入時間管理、有效溝通二項管理核心職能,期許在場參與人員能夠在時間、空間、人與人之間提升「軟實力」。


運用135法則 學會管理時間

「自我驅動力」講師Esor說:「訂定的目標無法完成,不是沒有時間,而是時間管理出問題。」看起來很有活力的Esor 是臺灣數位工作教學的專家、「電腦玩物」站長,他以自己為例,分享如何準確地將時間系統做好管理分配,重建時間管理系統可以透過大腦收集箱、行動清單、進攻行事曆、覆盤系統大環節等,有效選擇善用時間。將每天決定採取行動的事情排序,接ˋ著列出花費時間的長短,然後逐步從第一步到最後一步,全盤檢討。

ˋ甚至也可以利用「1-3-5 待辦清單法則」: 讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列清單:每天一件重要任務,每天三件中等任務,每天五件小型瑣事,最後用進攻型日曆:學會留時間給自己的進度排程。

講師Esor(右一)是台灣數位工作教學的專家、「電腦玩物」站長,他以自己為例,分享如何準確地將時間系統做好管理分配。(攝影者:魏國林,地點:慈濟人文志業中心,日期:2017/04/28)


大愛電視臺新聞部工作十四年的李佩玲說:「時間往往在指縫間流逝,因為是職業婦女,當時間被切割成工作、家庭和睡覺三個面向時,我已經失去自己專屬的時間。」透過課程,她推算出自己一周至少有二十多個小時沒有被好好利用,原因都在於沒有安排時間。她覺得講師科學的思考方式很受用,從今天起要來體驗運用「135法則」,進攻行事曆方式分配時間,讓每一秒點滴都不浪費。

了解接納自己 學習人際溝通

「在職場上如何讓彼此能夠工作順利,良好的溝通不僅能事半功倍,更能讓彼此更加有信心能完成任務。」曾任臨床心理師的講師蘇映竹為大家分析人際互動的新戰略。

口條分明的蘇映竹說:「每個人都有溝通的能力及需求,先瞭解自己屬於哪一類的人,擁有那些優勢及劣勢?能夠輕鬆的瞭解、接納自己,同時學著去欣賞與自己不同的人,開啟人際溝通互動之門。」她也說明溝通過程中常見到的認知上的差異,無論是預設立場、主觀意識的表現,而姿勢、手勢等肢體動作佔溝通技巧的62%,文字聲音(語氣)佔38%,說明肢體動作可以作為表達意見的參考。
講師蘇映竹帶動學員腦力激盪有效的溝通策略,了解溝通上有哪些問題,在經過熱烈討論後,再分析以哪些好方法來達成良好的溝通。(攝影者:魏國林,地點:慈濟人文志業中心,日期:2017/04/28)

接著,蘇映竹將學員依四大人格類型分組後,帶動大家一起腦力激盪出有效的溝通策略,了解溝通上有哪些問題,在經過熱烈討論後,再分析以哪些好方法來達成良好的溝通。

預防職業災害 要從小處做起

「職安管理」課程的講師郭旭東說,職業災害發生的所有原因皆由小處擴延,因此職場的工作安全、危險預知必須由小處做起。職業災害的預防分危害辨識、危害評估、控危害制等三大工作。

他教導大家一個日本勞工安全步驟的手勢:「指認呼喚」,他表示這個動作可以確認自己也確定對方在安全上步驟,彼此確認每個環節都正確,可提升工安,減少人為失誤。在大愛電視臺工作已八年的新聞記者邱品豪表示,採訪時遇到颱風、災難現場或走入其他工作場所,更應注意安全。

人文志業中心的資訊系統工程師呂佳豪也在「資安管理」課程中,向大家講解當今資訊科技日新月異中,常見詐騙情事的發生原因,還有在人群中如何發現及防範有心人士的滲入,避免造成個人或團體的損失。
圖說:學員彼此分享課程的心得與學習到的內容。(攝影者:蕭嘉明,地點:慈濟人文志業中心,日期:2017/04/28)


「社交工程」是利用人性弱點,應用簡單的溝通和欺騙技倆,以獲取其所需資訊或銀行帳號、通行碼、身分證號碼及其他機密資料,來突破安全防護,遂行其非法的存取、破壞行為。雖然這些事情讓人覺得防不勝防,但如果能隨時提高警覺,不未經確認即提供資料、不開啟來路不明的電子郵件及附加檔案、不連結及登入未經確認的網站、不下載非法軟體,就能避免社交工程的攻擊傷害。

呂佳豪還設計團體抓間諜的遊戲,讓大家從實際行動中體驗如何辨別間諜的存在。活動的進行讓所有學員無不絞盡腦筋讓間諜現身,遊戲設計敗方要接受勝方的處罰,霎時課堂熱鬧了起來,有的被罰繞教室兩圈、有的被罰伏地挺身、有的被罰甩手三分鐘……

「網路無國界,我們身處媒體的環境中,時常使用到通訊、網路,如何保護,對於同仁來講是非常重要的。」在《經典》雜誌服務十四年的蔡文村分享,每個人需防範不良善的有心人士利用各種管道滲入,學習如何保護個資、公司的資訊安全,讓公司的運作更為完善。【更多內容,請參閱慈濟全球社區網

(文:佛家珍、詹惠琴、陳琦蒨 臺北報導 2017/04/28)

 

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