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04月26日
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5S精實管理 防錯于未然

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擁有二十多年精實管理專業的李玉珍老師,2019年3月1日至4日再次蒞臨新加坡慈濟靜思堂,分享5S精實管理--整理(Sort)、整頓(Straighten)、清潔(Shine)、作業標準(Standar dize)、維持(Sustain),同時檢視各部門落實整理與整頓的進度。

◎四天的工作坊 防錯技術

為期四天的工作坊,李老師分享「防錯」(error proofing)概念。首先,她解釋錯誤與缺陷之間的區別:錯誤是造成缺陷的因素;而缺陷是其結果,「結果」包括產品偏離了產品規格或產品不符合顧客需求等。她也提出防錯技術的好處,就是使錯誤難以發生和發生錯誤時容易被發現。

其實,有很多的原由導致錯誤與缺陷的產生,李老師指出一些造成錯誤的因素,包括:「非標準化工作」、「過度複雜」、「時間延遲」、「環境的干擾」和「軟硬體設備」等。

她舉出一個案例:某間肥皂包裝的企業,採用了機械化的生產線,後來市場上出現了沒有肥皂的空盒子,而被顧客投訴。因此,企業老闆吩咐員工解決問題,確保每個肥皂盒都有肥皂。

工程師想到用「X-光監視器」透視每一臺出貨的肥皂盒,於是設計了昂貴的高科技系統,還需要聘請兩位員工操作。後來,一名操作員獲知問題,馬上想到只需要用一把電風扇,放在生產線出口處的側邊,從側邊一直吹著,就能輕易把空的盒子吹走,而有肥皂的盒子因為有重量而不會被吹走。

◎發揮創意思維 簡化流程

李老師認為只要多思考、多用心為使用者著想,很多防錯方法可以簡單又有效。精實管理的理念在於簡化流程、減少時間、空間和資源的浪費。其中,簡化流程為較好的防錯方法之一。

「希望大家可以養好習慣,用完了要歸位,那麼就可以節省找東西的時間。」第一次參與課程的財務室職工駱巧蓮覺得5S節省了時間、精力和人力。「一直以來,我們都沒有去思考如何簡化流程。現在規劃好之後,流程比較順。」

看到那麼多人願意學習5S精實管理,讓助教團隊之一的麻六甲分會同仁胡家健感到讚歎。他覺得經過上一次的課程,靜思堂的倉庫有了改變,也讓志工眼睛一亮,發現原來只要稍作整理,就可以解決地方不足的問題。

「不過做好了之後,還是要一直再檢視,千萬不要抱持已經做完了的思維。」胡家健表示,在麻六甲分會也是一直在做整理(Sort),確保倉庫的規劃真的有為使用者帶來便利。他也認為,彼此間常常說要多用心,但是要怎麼樣才是多用心,5S就可以體現出多用心。

此次工作坊穿插動態實做,讓志工可以汲取精實理念之後,打鐵趁熱,發揮創意思維,達到5S精實管理的最佳效用。

圖左 :李玉珍老師進行為期四天的5S精實管理工作坊,同時檢視新加坡慈濟各部門落實整理與整頓的進度。[攝影者:黎東興]
圖右 :學員進行腦力激蕩,希望透過改善流程,讓倉庫作業能更順暢地運行。[攝影者:蔡長盛 ]

圖左 :為了節省時間和減少體力的消耗,學員重新檢視倉庫物品擺放位置,重新規劃和整頓。[攝影者:曾美珍]
圖右 :胡家健(左一)向學員分享有效清理大倉庫的「秘訣」。[攝影者:黎東興]