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09月17日
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精實管理學5S 養成好習慣

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把一塊大石頭往斜坡上推,只有努力不斷地向前進,就能達標?中間是否有工具幫助前進?臺灣慈濟醫院精實管理顧問李玉珍老師表示,推行精實管理的人多,真正成功者少,接受精實管理培訓近兩年的慈濟馬六甲分會同仁,要 如何養成習慣堅持下去?

◎緊扣5S為目標 激發火花

2019年7月4日及7月9日,慈濟馬六甲分會舉辦第五次精實管理工作坊,臺灣慈濟醫院精實管理顧問李玉珍老師傳授精實管理5S方法之清潔(Shine)、作業標準化(Standardize)及維持(Sustain)步驟。

「乾淨明亮的環境、整齊有序的物品,容易讓人起信心,也容易發現隱藏危機,避免損壞、安全及衛生問題。」原來「清潔」還涵蓋檢查、改正及思考防錯步驟。

「經歷長時間整理、整頓或清潔後,如果沒有一套方法持續維持,會不會打回原形?」李玉珍直接點出「作業標準化」的重要。努力改善的過程就像爬山,倘若只有一直費勁往上爬,沒有持續改善和檢視,爬到力不從心時,就會往下掉。所謂方法,就是過去5S中三個步驟(整理、整頓、清潔),所延伸的標準作業。

「清潔」需定時、定方案,工具是任務分配輪值和時間表,事前得了解清楚環境所涵蓋的空間、器材、物品,家具等;再採取最好的處理方式,將「作業標準化」。

談及「維持」步驟的關鍵,李玉珍說:「It’s all about discipline.」推行精實管理的人很多,但是真正成功者很少,關鍵在「紀律」。

慈濟「以戒為制度」,但要維持已改善的環境,須創造出可以維持的氛圍條件,讓全體人員一起參與,做出最精簡易行的作業,再一起遵守,並培養出能克服習氣、不逾矩的好習慣。要能夠「維持」,重要是人人都可成為「稽核員」,共同設計出「稽核表」,持續作改善。

兩天的工作坊,同仁依據場地被分配到辦公室、佛堂倉庫、齋堂洗手間,及義診中心,分四小組規劃「清潔」方案,涵蓋防錯、檢查和改正步驟;第二天,再專注於辦公室空間,共同製作5S「稽核表」。表格設計緊扣5S目標方案,根據每一步驟重點,思考出稽查細節。

將平時視為理所當然的作業規範化,一步步把累積的經驗化為文字,各小組採取同樣的工具,標準作業(Standard Work)、清單、視覺輔助圖(Visual Aid)等,以共識經歷磨合成火花。

◎清潔辦公桌模式 人人不同

辦公室組員從偌大的空間逐步討論、縮小範圍,最後決議以人人的辦公桌開始,著手進行「清潔」步驟的標準作業。原本還認為,桌面清潔平時都在處理,過程和步驟應該很簡單,可快速完成;沒想到人人的清潔頻率、方式各不同。有人看到骯髒就清理,有人久久才清理一次,有些是邊移動物品邊擦拭,有些是先清空桌面,再作一次性清潔。

同組成員相互溝通,找出合適的方式,再思考出更佳的方法,經反覆討論和修改中,逐漸有了基本雛形,再加上之前上課的學習經驗,很快將流程製成標準作業格式來呈現。

組員依照此清潔方式,按部就班來實際演練,才發現遺漏一些細節,例如:小水桶的擺放位置,必須注意人體工學;清潔過程中,如何避免水漬碰觸到電線等等;另外,清潔過程中,經常忽略桌子底側與電腦主機置放處,組員沈之昀建議:「主機有太多的電線,隱藏在桌子底層的內側,基於灰塵累積程度與安全考量,可以列入每月一次的清潔作業中。」

看似日常簡單的清潔辦公桌一事,標準作業共有十六個步驟,組員們才驚覺到,實際列出作業流程並不容易,需要思考和注意細節的繁瑣。

當李玉珍帶著全體組員們,實際走訪各組、聆聽報告和分享時,精準地點出盲點,同時也提出一連串問題,例如:將桌面物品移動到椅子上放,適合嗎?有沒有更好的方法?水桶除了擺放桌上,還有其他方法嗎?抽屜縫隙如何能有效地清潔?整個過程需要花費多長時間?讓學員們腦力激盪。

李玉珍鼓勵人人跳脫固有的思維,多加思索,唯有持續改善整體流程,運作才能徹底流暢,達到消除浪費、節省資源,創造最大價值與效益。

◎清理天花板設備 注意安全 

小小倉庫有各部門物品、器材等,組員們經考量,先做清潔天花板燈管和抽風機步驟;慶幸有總務同仁的專業,得以做示範,影視同仁拍攝每一步驟,工作前有裝備圖和工具清單,另有一組專做清理和檢查標準作業。

「燈管和抽風機處在封閉式空間,需多久清理一次?」「要如何設定清理燈罩、燈管方法?」「什麼動作會危害到安全,或造成行動失敗,需要再加提醒?」有組員就說,已經將燈管、抽風機、風扇都標上號碼,可以避免出錯、重複。

經李玉珍提點,同仁發現清潔動作前,關閉電源也是流程步驟之一,不能僅放在提醒事項;而且在清潔過程中,如何預防他人開燈?攸關個人安全的步驟,需要注意。

此外,在封閉式、沒有油煙的空間,如何評估其清潔次數和頻密度?其中一個方法就是,先把間隔時間縮短;倘若清潔過的抹布不髒,再慢慢延長時間。那除了手電筒,還有什麼更好的照明工具?眾人馬上想到--頭頂燈(Headlight)。

「有方案、有工具,建立制度有方法。李老師每一次授課,都帶領大家深入學海中,實際演練。有需要時,工具馬上用得著。」小組長曾置秦(惟衡)早在其他職場,自行摸索過標準作業程序,近兩年又經李玉珍教導,契合過去經驗,在總務崗位中做了許多標準作業,工具運用也更得心應手。他感恩李玉珍不斷提問,啟發及拉高思維,讓他更清楚整體思考,及許多細節的注意事項。

◎日常生活的問題 集思廣益 

齋堂洗手間小組經過討論後,決定製作「清洗蹲廁蹲便器」的標準作業。大家各司其職,有善於畫畫的組員,畫平面和3D圖,其他組員則負責討論,及製作各項表格清單。

「清洗蹲廁蹲便器」從戴上適合的塑膠手套,到使用清潔劑,用馬桶刷清洗凹槽、廁盆,沖水等,李玉珍不時提供意見。「馬桶刷有需要換才更換,要看每個人使用刷子的狀況,不是硬性規定三個月就換。」「蹲便器要刷多少圈才是清潔?如何清洗邊緣?還需要增加什麼作業?」「清洗同時,加入檢查作業,若有需要做記錄,或有問題要通知哪一單位?」

隔天,小組成員還不忘找時間,繼續討論清洗流程。除了自己的小組成員,就連其他組同仁也熱烈參與,從廁所面對的問題,開始進行討論……「廁所現在面對最大問題是:垃圾桶有異味、積水,馬桶沒有洗刷乾淨,鞋子沒有清洗,我們要先列出來,重新做流程。」經過一番討論,小組長羅彩雲一一列出問題。

採購適當的工具,從同仁做起,更新現有的流程……羅彩雲知道,接下來還有好長一段時間的磨合和考驗,但有了改善工具,加上團隊的力量,未來會有更大的改善。「這次真的長知識,因為家裡孩子小,免疫力低,我自己都很容易生病。經過大家的集思廣益,可以看見很多小細節需要注意……」同仁陳香君說道。

「用大家討論出來的方法,就不用浪費時間。一樣一樣試試看,就會更乾淨、容易、方便。」同仁黎輝慧開心說道。對於愛清潔的她來說,每次清洗廁所都是一大考驗,如今隨著方案系統化,加上思考及不斷糾正,作業變得越來越簡便。期待整個作業趨完善時,可以列印、護備,供人人隨時參考正確方案。

◎義診中心的衛生 首要考量

義診中心小組選擇西醫室、鎖定清理洗手檯為「清潔」實作範圍。小組成員認為,洗手檯檯面和陶瓷面盆,容易累積水漬、污垢,滋生病菌,而且醫生、病患都有機會接觸到,必須以衛生為首要考量,進行消毒。

從清洗前需戴上合適的手套,做好安全措施,到詳細列出每個步驟,關鍵和注意事項等,擬出一套標準作業,並於完成後親自模擬,測試是否適用。成員也考量醫療廢棄物會被置放在檯面上,因此清理時必須多加留意,先把異物處理掉。清洗時,也可順便檢查洗手臺狀況,是否有裂縫、漏水、生鏽等問題發生。

李玉珍聽了組員報告後,提出建議。水龍頭使用久了,表面都會出現一層白色水垢,要如何清洗呢?洗手檯容易藏污納垢的死角,只用抹布,不足以清理乾淨,需要刷子之類的清潔用具輔助。日常多維護,才能常保清潔、衛生。

7月9日工作坊,小組成員以清洗遮陽窗簾之步驟來作討論,其中有提到用溫水浸泡窗簾,李玉珍藉此提出更好的建議,比如在下午時分,烈日當頭,水龍頭流出的水也是溫熱的,不需另外燒熱水,省時、省力、省資源;洗潔劑可用蘇打粉、酵素、鹽等,這些更便宜,也方便取得的東西來取代。除了保持清潔,也需構思如何做好預防措施,從源頭開始做好。

李玉珍一再提醒,標準作業應聚焦,切勿把作業流程也納入其中。簡化工作程序,給予明確的指示,大家都會願意配合;養成習慣,即能呈現統一的作業模式和同等效果。這些標準作業不是一次性的,落實後可再尋求更好、更簡易、更快捷的方法,持續改善。

從2017年11月培訓至今的第五次工作坊,感恩李玉珍依據同仁進度,調整步伐、耐心指導,完整傳授精實管理5S方法。李玉珍欣慰自己並沒有白來一趟,稱許同仁們製作標準作業技巧相當成熟,掌握重點也懂得關鍵提示,但還需要再多練習,思考更簡化、及更好的作業方式,只要一方做好,資源可以共享;更重要是恆持,切勿半途而廢,日久肯定會看見成效。

「要成為有效率、專業的NGO團體,我們真的要有制度。建立制度需要一套可以依據的標準作業。」李玉珍用精實管理方式,精準詮釋證嚴上人--「以戒為制度,以愛為管理」的觀念,說明標準作業也是規範戒律,鼓勵同仁為建立制度而繼續堅持,為疼惜志工,繼續多方思維。

圖左 :2019年7月4及9日,慈濟馬六甲分會舉辦第五次精實管理工作坊。[攝影者:黃玉花]
圖右 :看似日常簡單的清潔辦公桌,標準作業共有十六個步驟,組員們才驚覺實際列出作業流程並不容易,需要思考和注意的細節繁多。[攝影者:黃玉花]

圖左 :曾置秦(左)契合過去經驗,在總務崗位中做了許多標準作業,工具運用更得心應手。[攝影者:黃玉花]
圖右 :義診中心小組選擇西醫室、鎖定清理洗手檯為「清潔」之實作範圍,並示範作業。[攝影者:黃玉花]
圖左 :同仁們製作標準作業技巧已相當成熟,掌握重點也懂得關鍵提示。圖為大家在進行5S稽核表討論。[攝影者:黃玉花]

 

" 大錯誤容易反省,小習氣不易去除。 "
證嚴法師靜思語